Mitä selkeämpi tarjouspyyntö moduulikoulusta on, sitä helpompi sinun on vertailla tarjouksia, tehdä päätös ja pysyä koulurakennushankkeen aikataulussa. Näillä Modulon vinkeillä osaat määritellä koulurakennuksen tarjouspyynnössä oikeat asiat ja nopeutat koko prosessia koulun suunnittelusta pystyttämiseen.
Voit itse vaikuttaa prosessin kulkuun ja nopeuteen. Kun panostat tarjous- ja suunnitteluvaiheisiin, voit saada moduulikoulun nopeammin käyttöösi.
Lue, kuinka nopeasti Modulon koulut nousevat
Määrittele tarve ja aikataulu ennen kuin jätät tarjouspyynnön
Mieti tarkkaan ja ennakoiden, mikä on koulun nykyinen ja tuleva tilatarve. Alueilla, joilla on paljon muuttoliikennettä ja lapsien määrä vuosikursseilla vaihtelee, on kriittistä arvioida tarpeet useiden vuosien päähän. Jos tilan tarve tulee todennäköisesti muuttumaan paljon, kannattaa koulurakennus lähtökohtaisesti suunnitella muokattavaksi. Jos kouluun halutaan esimerkiksi optio myöhemmin lisättävälle toiselle kerrokselle, se tulee ottaa huomioon maanrakennustöissä.
Päätä myös hyvissä ajoin, tuleeko rakennus omaksi vai onko kyseessä vuokrattava, siirreltävä moduulikoulu.
Lue myös: 3 tapaa hankkia koulu
Kannattaa tutustua markkinoihin ja toimittajiin. Millaisia ratkaisuja on tarjolla? Millaisia suosituksia, ehdotuksia ja ideoita toimittajat antavat kouluhankkeeseen?
Laadi realistinen aikataulu sekä tarjousvaiheelle että rakentamiselle. Selvitä, milloin päätökset tehdään, sopimukset allekirjoitetaan ja koulun täytyy olla käyttövalmis. Muista varata riittävästi aikaa myös rakennuslupahakemuksille ja muille välttämättömille paperitöille.
Tarjouspyynnön lisäkysymyksiin on kaksi hyvää vastaustapaa. Toimittajaehdokkaiden kysymyksiin voi vastata heti, tai heille voi ilmoittaa etukäteen ajankohdan, jolloin kaikkiin kysymyksiin vastataan kerralla. On kannattavaa vastata viipymättä erityisesti niihin kysymyksiin, joihin löytyy vastaus heti, jotta tarjoajat pääsevät jatkamaan suunnittelutyötään.
Hyvä tarjouspyyntö moduulikoulusta on riittävän tarkka muttei liian rajaava
Tarjouspyynnön pitää olla yksiselitteinen, kattava ja selkeä. Selkeät tarjouspyynnöt tuottavat enemmän tarjouksia, ja tarjoukset ovat oikeanlaisia ja hyvin hinnoiteltuja. Kun asiat on määritelty tarjouspyynnössä riittävän tarkasti, säästyy paljon aikaa, sillä toimittajien ei silloin tarvitse esittää runsaasti lisäkysymyksiä.
Toisaalta asioita ei kannata määritellä liian tarkasti. Suosittelemme erityisesti välttämään ehdottomia rajoja tilan koolle, jotta toimittajat voivat joustavammin ehdottaa kustannustehokkaita vakioratkaisuja.
Mieti, mitkä lisädokumentit ja liitteet ovat tarpeellisia. Tarjouspyyntöön ei ole tarpeen liittää toisteisia dokumentteja tai esimerkiksi yleisohjeita, joita kohteessanne ei tulla soveltamaan. Kun pidät lisätietojen ja liitteiden määrän kohtuullisena, säästät aikaa sekä itseltäsi että potentiaalisilta toimittajilta. Tarjouspyyntöösi on helpompi vastata, kun se on selkeä ja ristiriidaton.
Pyydä vastaavasti toimittajilta tarjoukseen vain ne dokumentit, jotka auttavat sinua vertailemaan tarjouksia keskenään. Jos et vaadi tarjouksen liitteeksi kaikkia kelpoisuusvaatimusdokumentteja, voit säästää runsaasti toimittajien aikaa. Riittää, että pyydät tarvittavat todistukset ja selvitykset valitsemaltasi toimittajalta päätöksen jälkeen.
Muista kertoa tarjouspyynnössä nämä:
- Mikä on tilantarve nyt ja tulevaisuudessa? Tarvitseeko tilan olla muunneltava ja laajennettava?
- Pitääkö tilan olla siirreltävä? Tuleeko siirron hinta sisällyttää tarjoukseen?
- Millaisia tiloja tarvitaan ja mitä kalusteita ja toiminnallisuutta tiloissa tulee olla? Mainitse kaikki tilojen käytön kannalta oleellinen, mutta älä määrittele kaikkia mahdollisia yksityiskohtia valmiiksi.
- Kuinka paljon tilaohjelmasta saa tarjouksessa poiketa? Mainitse selkeästi esimerkiksi prosentuaaliset poikkeamat ylös- ja alaspäin.
- Missä aikataulussa prosessi etenee? Milloin esimerkiksi hankintapäätös tehdään ja milloin sopimukset voidaan allekirjoittaa? Milloin tilan pitää viimeistään olla käytettävissä?
- Mitä liitteitä toivot tarjouksen mukaan? Mainitse tarvittavat liitteet tarjouspyyntödokumentissa kootusti ja selkeästi.
Lue lisää vinkkejä koulun hankkimiseen
Kun koulurakennusten käyttöasteet mietityttävät, täytyy löytää itselle sopiva tapa hankkia uusi koulurakennus. Kokosimme yhteen vinkkimme aiheesta, joten käy lukemassa, minkälaisia asioita eri hankintatapoihin liittyy.